Начало архивного строительства в Советской России положил Декрет СНК от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела». В этот период в состав Наркомата просвещения вошло Главное Управление Архивным делом (Главархив).

Организация архивного дела в Ярославле, пострадавшем от событий революции 1917 г. и последствий мятежа 1918 г., проходила в тяжелых условиях: город на треть был разрушен, около 40 тысяч человек остались без крова.

Тем не менее, принимались меры к спасению архивов.

В декабре 1918 г. Главархив возложил на ЯГУАК обязанности по централизации и охране архивов Ярославской губернии. В январе 1919 г. организация работы по упорядочению архивного дела в Ярославле и губернии перешла от ЯГУАК к уполномоченному Главархива по Ярославской губернии Н. Г. Первухину.

Перед уполномоченным и его штатом в десять человек встала задача учесть разбросанные по городу и губернии архивы, обеспечить централизованное хранение их.

Государственный архив в г. Ярославле открылся в 1922 г. под названием «Отдел Центрархива РСФСР».

Как подчеркивается в документах, «Главное внимание заведующего губернским архивом в течение 1922 г. было направлено на организацию центрального архива. После долгих усилий, наконец, удалось выхлопотать у местного губисполкома помещение, находящееся в Спасском монастыре, в здании, занимавшемся ранее духовным училищем… После организации этого центрального архива хищения архивных материалов прекратятся, в настоящее же время, при наличии разбросанных архивов, хищения эти составляют главное зло, от которого гибнут архивы систематически».

В декабре 1922 г. началась перевозка документов в бывший Спасо-Преображенский монастырь. Всего было доставлено 1463 воза, для размещения дел построено стеллажей общей протяженностью 320 саженей.

В этот период открылись три уездных архива: Ростовский (1919), Рыбинский (1921) и Угличский (1922).

В 1923 г., на основании «Положения о местных архивных органах», Ярославский отдел Центрархива РСФСР был реорганизован в Ярославское губернское архивное бюро, находящееся в ведении секретариата Ярославского губисполкома.

В соответствии с постановлением Главархива от 15 марта 1924 г. «Об организации института заведования уездными архивами», в уездах Ярославской губернии, кроме созданных ранее Ростовского, Рыбинского и Угличского, начали работу еще 4 архива: Даниловский, Мологский, Пошехоно-Володарский и Ярославский.

В июле 1924 г., согласно циркуляру Центрархива РСФСР «Об организации политических секций», при Ярославском губернском архивном бюро была создана Политическая секция (впоследствии спецхран ГАЯО), документы которой разместились в здании бывшей Ильинско-Тихоновской церкви.

9 августа 1924 г. состоялось 1-ое общегубернское совещание работников архивного дела с мест. В повестку дня были включены: 1. Доклады с мест о выразившейся работе за 5-ти месячный период, 2. Обсуждение Положения об уездных архивах, 3. Детали работ по Политической секции, 4. Обсуждение правил приема и хранения в архиве дел, 5. Разработка плановой работы для уездных архивов, 6. Выработка форм и отчетностей для уездных архивов, 7. Выработка форм и ведения книг для уездных архивов.

Дальнейшее развитие архивное дело получило в 1925 г., вследствие утверждения Центрархивом РСФСР «Положения о Едином государственном архивном фонде», согласно которому все документы по времени возникновения были поделены на дореволюционные и послереволюционные материалы. В 1926 г. в Ярославле сформировались два архивохранилища: Октябрьской революции и Историческое, в каждом из которых образовалось по три секции — народного хозяйства, армии и флота, культуры и быта.

По решению Ярославского губкома ВКП(б) от 19 апреля 1927 г. губисполком принял постановление «О передаче здания летнего собора бывшего Казанского монастыря в Ярославле под хранение документов советского времени» — так начал формироваться Архив Октябрьской революции (АОР).

В ноябре 1927 г., к 10-й годовщине Октябрьской революции, по инициативе Истпарта, при поддержке Ярославского губернского архивного бюро, была организована выставка, экспозиция которой открылась в одной из аудиторий педагогического института. «Империалистическая война», «Февральская революция и Керенщина», «Октябрьский переворот», «Гражданская война и военный коммунизм», «НЭП и достижения за десять лет» — так назывались ее разделы. На выставке было представлено 1448 экспонатов, в т. ч. архивные дела, листовки, плакаты, газеты, знамена, фотографии, планы, карты, приветственные адреса, письма, личные документы, литература, а также наручники, кандалы, одежда политзаключенных, осколки снарядов и т. д. Мероприятие посетило 1949 человек, в основном учащиеся и красноармейцы.

В 1929 г., в связи с переходом на новое административно-территориальное деление и создание Ивановской промышленной области, Ярославская губерния была ликвидирована и на ее территории образованы Ярославский и Рыбинский округа, уезды преобразованы в районы.

Ярославское губернское архивное бюро передало свои функции Ярославскому окружному архивному бюро, было создано Рыбинское окружное архивное бюро, подчиненное Рыбинскому окрисполкому.

На базе уездных архивов открылись районные архивы, организационно подчиненные: Даниловский и Ростовский — Ярославскому окружному архивному бюро, Мологский, Пошехоно-Володарский, Рыбинский, Угличский — Рыбинскому окружному архивному бюро. Началась передача в районные архивы фондов ликвидированных волостных и уездных учреждений губернии.

В 1930-е гг. в основном закончилась концентрация архивных материалов за 1919 — 1929 гг., в архивохранилища попали ценнейшие документы первого советского десятилетия.

В соответствии с постановлением ЦИК И СНК СССР от 23 июля 1930 г. о ликвидации окружного деления, Президиумом коллегии Центрархива упразднялись окружные архивные бюро. В Ярославле было создано городское архивное бюро при Ивановском областном Совете депутатов (1931 — 1932 гг.), с конца 1932 г. — Ярославское отделение Архивного управления Ивановской промышленной области, в июле 1931 г. на базе ликвидированного Рыбинского окружного архивного бюро было создано Рыбинское отделение Архивного управления Ивановской промышленной области.

Согласно постановлению ВЦИК и СНК РСФСР от 1934 г., при райисполкомах создавались районные архивы. В 1935 г. открылись Борисоглебский, Брейтовский, Мышкинский, Тутаевский, в 1936 г. — Большесельский, Гаврилов-Ямский, Переславский, Любимский, Некоузский, Некрасовский, Пречистенский, Петровский, Первомайский, Ярославский районные архивы.

В связи с образованием 11 марта 1936 г. Ярославской области, в июне 1936 г. было создано Ярославское областное Архивное управление, в ведение которого передано Рыбинское отделение.

В том же 1936 г. открылись два областных архива: Ярославский областной архив Октябрьской революции и Ярославский областной исторический архив.

В докладной записке и.о. заведующего отделом по руководству республиканскими, краевыми и областными архивными органами председателю оргкомитета ВЦИК по Ярославской области Г. Г. Заржицкому от 13 июля 1936 г. говорилось: «В Ярославском архиве, Костромском и Рыбинском отделениях с 1918 г. (начало концентрации) сконцентрировано около 3 млн. единиц хранения ценнейших архивных материалов, характеризующих историческое прошлое Ярославской области с XVI-го столетия, ее экономическое развитие, классовую борьбу, Октябрьскую революцию, Гражданскую войну и т. д. Состояние вышеуказанных архивных материалов крайне неудовлетворительно. Свыше 80% материалов не обработаны по правилам архивной техники и почти не доступны для исследования…»

В июле 1936 г. для руководства архивным делом организуется Ярославское областное Архивное управление, имевшее двойное подчинение: на местном уровне — Ярославскому облисполкому, по производственным вопросам — Центральному Архивному Управлению (ЦАУ) РСФСР и ЦАУ СССР.

В декабре 1937 г. Рыбинское отделение Ярославского областного Архивного управления реорганизуется в Рыбинский государственный архив. На основании постановления Ярославского бюро ВКП(б), в августе 1938 г. был создан Ярославский областной партийный архив.

На 1938 г. в ведении Ярославского областного Архивного управления числились Ярославский областной архив Октябрьской революции, Ярославский областной исторический архив, Костромской государственный архив, Рыбинский государственный архив, 33 районных архива и 300 архивов действующих учреждений и предприятий.

В 1938 г., с целью укрепления архивного строительства в центре и на местах, Правительство СССР передало управление архивами и сеть государственных архивов Народному комиссариату внутренних дел (НКВД) СССР. Центральное Архивное Управление СССР (ЦАУ СССР) было преобразовано в Главное Архивное Управление НКВД СССР (ГАУ НКВД СССР). ЦАУ РСФСР и все государственные архивы РСФСР были переданы в подчинение ГАУ НКВД СССР, так же, как и все другие органы архивного управления в центре и на местах РСФСР.

В конце 1938 г. Ярославские архивные органы перешли в ведение Ярославского Управления НКВД. В 1939 г. для общеорганизационного и методического руководства архивным делом на территории Ярославской области был учрежден Архивный отдел Ярославского Управления НКВД.

В соответствии с постановлением СНК СССР от 29 марта 1941 г. «Об утверждении Положения о государственном Архивном фонде Союза ССР и сети государственных архивов СССР» и циркуляром ГАУ НКВД СССР от 7 апреля 1941 г., на базе Ярославского областного архива Октябрьской революции и Ярославского областного исторического архива был образован государственный архив Ярославской области (ГАЯО).

В 1941 г. открылся филиал ГАЯО в Рыбинске, решением Ярославского облисполкома от 17 мая 1943 г. на базе районных архивов были организованы филиалы ГАЯО в Ростове и Угличе.

В период Великой Отечественной войны Ярославская область являлась прифронтовой.

В «Отчете о работе отдела государственных архивов УНКВД и государственных архивов Ярославской области за время Великой Отечественной войны (с 22 июня 1941 г. по 1 июля 1942 г.)" говорилось: «Наиболее ценная часть документальных материалов государственных архивов области эвакуирована в глубь страны. Вывезены 188 секретных фондов (29.096 ед. хр.) и 10 общих фондов Ярославского государственного областного архива, 125 секретных фондов (2.494 ед. хр.) Рыбинского филиала, 103 секретных фонда (16.300 ед. хр.) и 13.857 ед. хр. общего архива Костромского филиала. Материалы Ярославского государственного областного архива и Рыбинского филиала эвакуированы в г. Серов, материалы Костромского филиала — в г. Казань».

В связи с усложнившейся обстановкой на фронте, НКВД Татарской АССР не принял ярославские архивы и направил их в Свердловск.

В места эвакуации материалы доставили в полной сохранности. В августе 1944 г. документы были реэвакуированы.

В 1943 г. отмечалось 25 лет советского архивного строительства. В докладе начальника отдела госархивов Ярославского Управления НКВД А. Г. Цветкова на торжественном заседании, состоявшемся 30 мая 1943 г., подчеркивалось: «…В трех основных культурно-хозяйственных центрах области — Ярославле, Костроме и Рыбинске — в течение 1941 — 1942 гг. наши инспектора добились полного упорядочения документальных материалов в 310 ведомственных архивах».

За период Великой Отечественной войны состоялось 91 заседание экспертной комиссии (ЭК), из рассмотренных 902.999 дел было оставлено на хранении 93.420. При проверке отобранных к уничтожению дел привлекались эксперты тех учреждений, материалы которых проверялись. В большинстве случаев, кроме председателя ЭК, в проверке участвовали на производстве инженеры, а в учреждениях и организациях главные бухгалтеры и другие специалисты.

В 1945 г. по заданию руководства Ярославского Управления НКВД работниками ГАЯО был собран, обобщен и изложен материал для «Обзора Ярославской области» — это справки о росте и классовом составе населения, о развитии фабрично-заводской промышленности, об аграрных отношениях и состоянии сельского хозяйства, о кустарных и ремесленных промыслах, о состоянии торговли, о народном образовании, о здравоохранении, о политической обстановке в период советизации, о контрреволюционных партиях, мятежах и восстаниях в годы Гражданской войны.

В 1946 г. по заявке облплана ГАЯО проводил работу по выявлению материалов о кустарных промыслах, использовании малых рек, о минеральных и целебных источниках.

В 1946 г., в связи с упразднением комиссариатов и организаций министерств, Архивный отдел Управления НКВД Ярославской области был преобразован в Архивный отдел Управления Министерства внутренних дел СССР (МВД СССР) по Ярославской области, и по производственным вопросам подчинялся ГАУ МВД РСФСР и ГАУ МВД СССР.

В «Обзоре работы Государственного архива Ярославской области по использованию документальных материалов в народно-хозяйственных, научных и оперативно-справочных целях» за 1940 — 1953 гг. говорилось: «Документы государственного архива Ярославской области были использованы при строительстве канала Москва-Волга (гидрографический атлас с планом, чертежами, проектами канала Волга-Москва, составленный в 1932 г.); на работах по проведению трамвайных линий и электрических трасс, при проектировании новых железнодорожных веток, при строительстве школ (планы и чертежи типовых школьных зданий). Архивом был выявлен и передан соответствующим организациям документальный материал о залежах торфа и колчедана…»

В 1958 г. Архивный отдел Управления МВД СССР по Ярославской области был переименован в Архивный отдел Управления внутренних дел (УВД) Ярославского облисполкома.

Согласно решению Ярославского облисполкома от 13 февраля 1962 г., Архивный отдел Ярославского УВД был преобразован в Архивный отдел Ярославского облисполкома, который по производственному признаку подчинялся Главному Архивному Управлению при Совете Министров РСФСР (ГАУ СМ РСФСР) и ГАУ СМ СССР. В ведении Архивного отдела в этот период были областной архив, его филиалы в Ростове, Рыбинске, Угличе и 17 районных архивов.

В период 1960-х — 1970-х гг. укрепилось сотрудничество ГАЯО и средних школ.

21 апреля 1965 г. на областном семинаре учителей истории и обществоведения, состоявшемся в Ярославском институте усовершенствования учителей, с докладом «Состав и содержание фондов Государственного архива Ярославской области» выступила директор учреждения Н. С. Алексеева, в тот же день с докладом «Использование подборок документов в школе» перед учителями выступила сотрудник ГАЯО Р. Ф. Шипина.

В докладе «Практический опыт использования сборника „Ярославский край“ в школьном учебно-педагогическом процессе по результатам анкетирования, проведенного в ярославских школах», датированном 1977 г., говорилось: «В 1972 г. Государственным архивом Ярославской области была издана книга «Ярославский край. Сборник документов по истории края. XI в. — 1917 год». Этот сборник содержит богатый документальный материал по истории нашего края. Он рассчитан на использование на уроках истории в средней школе, во внеклассной работе, на факультативных курсах. Сборник призван помочь расширить и углубить знания учащихся по истории Ярославского края, научить их работать с документальными материалами в процессе обучения, дополнить школьную программу местным историческим материалом. Такой принцип обучения делает познание прошлого и настоящего нашей Родины более наглядным и убедительным, повышает активность учащихся, способствует развитию у них пытливости и наблюдательности.

Но, как оказалось на практике, в действительности значение данной книги выходит за рамки обычного пособия для средней школы. Сборник «Ярославский край» пользуется большим успехом у местных краеведов, лекторов, пропагандистов, агитаторов, экскурсоводов и вообще у широкого круга читателей, интересующихся историей своего края. Эта хрестоматия используется также преподавателями и студентами высших и средних ученых заведений».

К 1978 г. сеть государственных архивов Ярославской области была представлена областным архивом, тремя его филиалами и 18 районными архивами.

На основании постановления Совета Министров РСФСР от 5 ноября 1990 г. Главное Архивное Управление при Совете Министров было упразднено и создан Комитет по делам архивов при Совете Министров РСФСР.

На 1 января 1991 г. сеть архивных учреждений Ярославской области состояла из ГАЯО, трех его филиалов, 17 районных архивов и 1 городского архива.

В соответствии с указом Президента РСФСР от 21 августа 1991 г. и постановлением главы Администрации Ярославской области от 5 декабря 1991 г., Архивный отдел Ярославского облисполкома был преобразован в Архивный отдел Администрации Ярославской области, подчинявшийся по производственному признаку Комитету по делам архивов при Совете Министров РСФСР.

В сентябре 1991 г. был упразднен Партийный архив Ярославского обкома КПСС и создан Центр документации новейшей истории (ЦДНИ) с подчинением Архивному отделу Администрации Ярославской области.

В соответствии с указом Президента РФ от 30 сентября 1992 г. Комитет по делам архивов при Правительстве РФ был реорганизован в Государственную Архивную службу России.

Согласно постановлению главы Администрации Ярославской области от 5 октября 1992 г., Архивный отдел Администрации Ярославской области был реорганизован в Комитет по делам архивов Ярославской области, подчинявшийся по производственным вопросам Комитету по делам архивов при Правительстве РСФСР и руководивший деятельностью областного архива с филиалами в Ростове, Рыбинске и Угличе, ЦДНИ, 17 районных архивов и 1 городского архива.

Постановлением Правительства РФ от 22 декабря 1992 г. было утверждено Положение о Государственной Архивной службе России (Росархиве).

В связи с принятием Федерального закона от 12 августа 1995 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» и закона Ярославской области от 21 ноября 1995 г. «О муниципальных образованиях Ярославской области», начался процесс реорганизации районных и городских архивов в архивные отделы администраций.

Согласно постановлению губернатора Ярославской области от 12 января 1996 г. Комитет по делам архивов Ярославской области был преобразован в Отдел по делам архивов Управления делами при губернаторе Ярославской области. В соответствии с постановлением губернатора Ярославской области от 29 января 1996 г. было утверждено Положение об Управлении делами при губернаторе Ярославской области.

Отдел по делам архивов подчинялся по производственным вопросам Государственной Архивной службе России и имел в своем ведении областной архив, его филиалы в Ростове, Рыбинске, Угличе, ЦДНИ, 2 городских архива в Переславле-Залесском и Тутаеве, 13 районных архивов.

В соответствии с постановлением губернатора Ярославской области от 26 марта 1996 г., в целях совершенствования управления архивным делом, ГАЯО был реорганизован, путем присоединения к нему ЦДНИ, в государственное учреждение «Государственный архив Ярославской области». Приказом директора архива от 4 апреля 1996 г. был создан филиал ГУ «ГАЯО» — Центр документации новейшей истории (ЦДНИ). В уставе ГАЯО, таким образом, официально утверждены четыре филиала: ЦДНИ, филиалы в Ростове, Рыбинске и Угличе.

На основании постановления губернатора Ярославской области от 22 января 1997 г. Отдел по делам архивов был передан в ведение Административно-Контрольного управления Администрации Ярославской области.

В соответствии с постановлением губернатора Ярославской области от 20 октября 1998 г. было создано Управление по делам архивов Администрации Ярославской области, постановлением губернатора от 21 декабря 1998 г. было утверждено Положение об Управлении по делам архивов, которое подчинялось заместителю губернатора Ярославской области — руководителю аппарата, и взаимодействовало с Государственной Архивной службой России, с марта 2004 г. — с Федеральным Архивным агентством, созданным согласно указу Президента РФ от 9 марта 2004 г.

В связи с принятием 22 октября 2004 г. Федерального закона «Об архивном деле в РФ», был принят закон Ярославской области «Об архивном деле».

Согласно постановлению мэра Ярославля от 15 декабря 2004 г. открылся муниципальный архив города Ярославля.

На 1 января 2005 г. сеть государственных архивных учреждений Ярославской области состояла из ГУ ЯО «ГАЯО» с филиалами в Ростове, Рыбинске, Угличе и ЦДНИ, 16 архивных отделов администраций муниципальных округов, 1 муниципального архива.

В соответствии с постановлением главы Рыбинского муниципального района от 26 июня 2006 г. открылся Рыбинский муниципальный архив.

На 1 января 2008 г. сеть архивных учреждений области была представлена ГУ ЯО «ГАЯО» с филиалами в городах Ростове, Рыбинске, Угличе и ЦДНИ, 17 архивными отделами администраций муниципальных округов, 3 муниципальными архивами.

В соответствии с постановлениями Правительства Ярославской области от 26 ноября 2010 г. «О создании в 2011 г. государственных казенных учреждений Ярославской области путем изменения типа существующих государственных учреждений Ярославской области» и от 23 мая 2011 г. «О создании государственного казенного учреждения Ярославской области „ГАЯО“ и внесения изменений в постановление Администрации Ярославской области от 3 октября 2001 г.», ГУ ЯО «ГАЯО» был переведен в статус казенного учреждения (ГКУ ЯО ГАЯО).

В настоящее время Государственный архив Ярославской области обеспечивает сохранность более 10,5 тысяч фондов, в которых насчитывается более 3,5 млн. единиц хранения, и является одним из богатейших архивов Российской Федерации по объему, составу и содержанию документов.

Коллекция дореволюционных фондов занимает одно из ведущих мест в Центральном Федеральном Округе после архивохранилищ Москвы и Санкт-Петербурга.

Структура ГАЯО представлена областным архивом в Ярославле, его филиалами в Рыбинске, Угличе, Ростове, Центром документации новейшей истории (ЦДНИ) и Центром документов по личному составу (ЦДЛС).

Архив сегодня — это крупнейшее хранилище документов учреждений, организаций, предприятий Ярославского региона и физических лиц — фондообразователей. ГАЯО является надежной гарантией сохранения и приумножения документального наследия нашего прошлого, без которого нет настоящего и будущего.